Wiatr w żagle

Nowy sezon szkoleniowy w ramach Akademii Farmaceuty rozpoczęliśmy wprowadzeniem do proponowanych szkoleń nowego modułu: „Stres – jak sobie z nim radzić w pracy?”

Podczas spotkań w różnych zakątkach Polski otrzymuję od naszych uczestników bardzo dużo informacji o sytuacjach, jakie w codziennej pracy w aptece wszystkim doskwierają. Wybrałam kilka powtarzających się sytuacji, by raz jeszcze zaprezentować pomysły, jak poradzić sobie z tymi trudnościami. Tym razem przyjrzyjmy się pracy zespołowej i temu, co nas może stresować, powodować frustrację i niezadowolenie.

Kto odpowiada za atmosferę w zespole?

Zadając sobie pytanie, kto właściwie odpowiada za atmosferę w zespole: czy właściciel apteki, kierownik czy też podwładni, pokuszę się o pozorną oczywistość – odpowiadają wszyscy. Zespół bez lidera kręci się w kółko i wcześniej czy później nawet najfajniejsza ekipa zgubi kierunek działania. Z drugiej zaś strony, jakie sukcesy może osiągnąć nawet wytrawny menedżer bez ludzi, zespołu?

Zespół i jego lider to naczynia połączone. Funkcjonują bez siebie w sposób niepełny, osłabiony, mało efektywny. W zasadzie to proste i oczywiste dla wszystkich, że w miejscu pracy ważna jest wzajemna współpraca i wsparcie, więc dlaczego w wielu przypadkach tak się nie dzieje?

Zbudowanie klimatu otwartości

Mogłoby się wydawać, że pracownicy powinni w naturalny sposób zgłaszać swoim szefom wszelkie pomysły, inicjatywy, problemy. Rozmowy na naszych szkoleniach pokazują, że nie do końca tak się dzieje. Zjawisko jest o tyle alarmujące, że przy rozwoju rynku zmieniają się również struktury zarządzania w aptekach. Coraz więcej aptek zrzeszonych w sieciach, grupach zakupowych ma rozbudowywaną strukturę zarządzania o szczebel koordynatorów, kierowników regionów etc.

Zmiana struktur personalnych powoduje, że codzienne problemy są coraz dalsze właścicielom podejmującym ostateczne decyzje. Powstają bariery otwartej komunikacji spowodowane, między innymi, strachem przed złym potraktowaniem lub karą za wyrażanie swojej opinii.

Czasem zwyczajnie pracownik nie ma świadomości, że posiadane informacje lub idee mogą być ważne, konstruktywne. Z drugiej strony brak pozytywnej reakcji na prezentowanie pomysłów blokuje innowację w podwładnych oraz wzmaga niechęć do angażowania się w pracę.

Zbudowanie klimatu otwartości i atmosfery współpracy jest w takiej sytuacji bardzo ważnym elementem, zaczynkiem do budowania relacji i efektywnej pracy wszystkich. Warto rozważyć system nagradzania za pomysły, ale  nie możemy też zapominać, że wdrożenie idei również wymaga pracy i zaangażowania.

Zmierzch ery tradycyjnych kierowników

Menedżer tonący w stosach dokumentów, siedzący godzinami w gabinecie, bardzo często nie potrafi efektywnie delegować zadań podwładnym, ukrywa swój brak właściwych kwalifikacji albo – znacznie częściej – ma obawy przed przyjęciem nowych rozwiązań. Woli kroczyć utartymi ścieżkami działania, niż otwierać się na nowości.

Tymczasem menedżer powinien mieć czas na wzięcie oddechu, zebranie myśli, poszukiwanie kreatywnych rozwiązań. Zapominamy, że kreatywność pozostawia konkurencję daleko w tyle i jest o wiele bardziej skuteczna niż ciągłe gonienie konkurencji i powielanie stosowanych przez innych rozwiązań.

Pracownicy, którzy widzą dobre pomysły, zarażają się ideą, nie liczą godzin pracy, tylko angażują się w działanie. Pamiętajmy, że różne osoby w swoim tempie wchodzą w nowatorskie rozwiązania i warto poświęcić czas i zapał do motywowania tych, którzy angażują się później.

Najlepsi idą do konkurencji

Rotacja pracowników jest często wynikiem braku możliwości rozwoju i poczucia, że firma nie wspiera osiągnięć. Dzieje się tak szczególnie w zespołach, których liderzy nie wprowadzają planów rozwoju osobistego dla każdego z pracowników.
Dobrych ludzi można zatrzymać tylko wtedy, gdy mają poczucie, że ich cele osobiste ściśle łączą się z celami firmy. Zastanówmy się nad sytuacją, w której pracownik wyraża chęć dalszej edukacji. Kto z nas reaguje na taki komunikat entuzjazmem? A kto upatruje w dalszym szkoleniu problemów związanych z nieobecnością pracownika, zmianami grafików etc.

Uczenie się pomaga nabrać dystansu, podnosi samoocenę, zadowolenie. Może w sytuacji nowych kursów lub studiów związanych z zawodem pracownik przyniesie do pracy nową energię, pomysły? Jeżeli godzimy się na rozwój, to co później robimy z nabytymi przez pracownika umiejętnościami? Inspirujemy go do działania? Dajemy mu nowe zadania? Takiego pracownika często tracimy, gdyż szuka on nowego miejsca pracy, gdzie będzie mógł swój potencjał wykorzystywać.

„Starzy wyjadacze” i absolwenci

Połączenie w jednym miejscu doświadczenia profesjonalisty z długą praktyką oraz pełnego energii i zapału młodego pracownika daje w biznesie najlepsze rezultaty. Praktyka pokazuje jednak, że takie połączenie bywa źródłem konfliktów i niezadowolenia. Zazwyczaj z powodu braku pomysłu na system wdrożenia nowej osoby.

Dotychczasowi pracownicy obciążani są brakiem pomysłu na włączenie „świeżynek”, co na początku jest zrozumiałe, ale gdy ten czas się przedłuża, zaczyna irytować, a nawet budować konflikty. Nowi pracownicy chętnie długo zasłaniają się brakiem wiedzy i znajomości apteki, bo to bezpieczna pozycja. Powoduje to, jednocześnie nadmierne obciążenie osoby świetnie zorientowanej, doświadczonej. Zapominamy, że te osoby też mają swoje życie prywatne, bywają przemęczone lub mają słabsze dni.

Warto zawsze pamiętać, że wdrażanie młodych pracowników to nie wykonywanie pracy za nich przez osoby z długim stażem, lecz wzajemna wymiana doświadczeń. Młodzi pracownicy wnoszą świeżą energię, zapał i chęć zmian, a osoby doświadczone dzielą się swoją wiedzą. Dla każdego jest miejsce i pole do działania.

Pamiętajmy o tym, by nie zaburzać równowagi pomiędzy ilością obowiązków a stażem pracy. Nowi pracownicy powinni systematycznie otrzymywać nowe zadania, tak by każdy był jednakowo obciążony pracą. W przeciwnym razie po jakimś czasie doświadczony trzon naszej firmy będzie coraz bardziej niezadowolony, zdemotywowany.

Patrzeć i widzieć, słuchać i słyszeć, myśleć i mówić

Wszystkich kierujących zespołami w aptekach namawiam do unikania rutyny i słuchania tego, co dociera z otoczenia. Ludzie otwierają się, gdy czują, że ich głos się liczy. Rozmowa, nawet gdy jest twarda, lecz w miarę możliwości otwarta, już sama w sobie jest motywatorem – nie unikajmy rozmów na trudne tematy.

Wszystkich będących podwładnymi namawiam do mówienia o problemach otwarcie, a nie jedynie w korytarzowych dyskusjach. Przełożonych zachęcam do budowania atmosfery otwartości i poczucia sensu dyskusji.

Życząc wielu pomyślnych wiatrów w budowaniu zespołu i rozwiązywaniu napięć, bardzo dziękuję uczestnikom szkoleń za otwartość, wszystkie opinie, sugestie i cenne uwagi. To właśnie Wasz głos pomaga nam budować szkolenia realne, bliskie codziennej pracy w aptece, a nie z gruntu jedynie teoretyczne.

Czy motywują naspieniądze?
Atrakcyjne wynagrodzenie jest bazą, na której można budować głębszą motywację. Firma, która nie płaci regularnie wynagrodzeń, a jawnie inwestuje w obszary mniejszej wagi, powoduje tym samym raczej rozwścieczenie i niechęć pracowników. Nie należy jednak ulegać złudzeniu, że tylko pieniędzmi motywujemy na dłuższą metę. Zdobywanie pacjentów przy rosnącej konkurencji jest ciężką pracą dla osób za pierwszym stołem, dlatego brak wsparcia ze strony kadry zarządzającej buduje zniechęcenie, brak poczucia sensu takich działań.

Dominika Szafarska, TRENER, MeNedżER DS. ROZWOJU PRACOWNIA HR

„Farmacja i Ja" listopad 2011