Dane pracowników pod szczególną ochroną

Jak chronić dane pracownika?

Wybrać najlepszych

Do rozmowy o pracę kandydaci przygotowują się jak do bitwy. Studiują poradniki, opłacają kursy autoprezentacji i zręcznego pisania listów...

Naświetlanie w Skandynawii

Czy wiesz, że w krajach skandynawskich w okresie zimowym jest zalecane korzystanie z solariów? Ma to zapobiegać objawom depresji wynikających z braku światła dziennego.

Przywództwo to działanie, nie stanowisko

Zajmowana w firmie pozycja kierownicza jedynie formalnie robi z nas lidera. Zyskanie szacunku podwładnych zależy przede wszystkim od nas samych -...

Obowiązkiem pracodawcy jest ochrona danych osobowych podwładnych. Bez zgody pracownika nie można podać przedstawicielowi banku wysokości otrzymywanego przez niego wynagrodzenia, a teściowej przyczyn rozwiązania umowy o pracę. Udostępnienie informacji nieuprawnionym osobom może skutkować ukaraniem lub wypłatą odszkodowania.

Kodeks pracy (kp) pozwala na gromadzenie tylko określonych danych pracowników. Artykuł 221 precyzuje, że pracodawca może żądać od zatrudnianych osób podania:
imienia i nazwiska,

• imion rodziców,
• daty urodzenia,
• adresu zamieszkania i do korespondencji,
• wykształcenia,
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
• imion i nazwisk,
• dat urodzenia dzieci, jeżeli jest to konieczne ze względu na prawo do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy – np. rodzice mają dodatkowo 2 dni wolnego,
• innych danych, jeśli wynika to z odrębnych przepisów (np. nauczyciele muszą przedstawiać zaświadczenie o niekaralności).

Pracodawca nie może żądać i przetwarzać innych danych osobowych pracowników, nawet wtedy, gdy wyrażą oni na to zgodę. Tak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 grudnia 2009 r., sygn. akt I OSK 249/09. Sąd za niedopuszczalne uznał przetwarzanie danych biometrycznych pracowników czytnikami linii papilarnych, nawet za ich zgodą, na potrzeby ewidencji czasu pracy. Sędziowie wskazali, że brak równowagi w relacji pracodawca – pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność wyrażenia zgody na pobieranie i przetwarzanie danych. Z tych samych względów nieprawidłowe jest gromadzenie przez pracodawcę danych np. o przynależności partyjnej, relacjach rodzinnych i osobistych łączących zatrudnione u niego osoby. I nie są to czcze słowa. Główny Inspektor Danych Osobowych (GIODO) zakazał jednemu z banków gromadzenia informacji o relacjach rodzinnych i osobistych zachodzących pomiędzy pracownikami. GIODO nie przekonał argument, że dane te są gromadzone w celu zapewnienia bezpieczeństwa banku.

Danych osobowych swoich pracowników pracodawca powinien strzec jak tajemnicy państwowej. Do szczególnej ochrony zgromadzonych informacji zobowiązuje go ustawa o ochronie danych osobowych. Przede wszystkim zgodnie z art. 23 wspomnianej ustawy udostępnienie danych osobowych może nastąpić jedynie za zgodą zainteresowanego. Pracodawca zatem nie może poinformować żony, dlaczego jej mąż został zwolniony z pracy i na jakich zasadach, jeśli mąż, były pracownik, nie wyraził na to zgody. Ponadto bez zgody pracownika nie można np. wywiesić na tablicy informacyjnej listy z informacjami o nieobecnościach poszczególnych pracowników, informować osób trzecich, np. banku, o adresie zamieszkania, numerze prywatnego telefonu albo wysokości otrzymywanego wynagrodzenia, udzielać nagany w towarzystwie innych osób nie-upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

Dostęp do danych

Należy pamiętać, że ze względu na rodzaj wykonywanych obowiązków służbowych prawo wglądu w akta osobowe mają np. pracownicy działu kadr i osoby zarządzające firmą. Pracodawca jednak musi dać im pisemne upoważnienie. Osoby niemające takiego upoważnienia, nie powinny mieć dostępu do danych pracowników. Wszystkich upoważnionych obowiązuje tajemnica, która obejmuje nie tylko same dane, ale też sposoby ich zabezpieczania. Jej ujawnienie w najlepszym razie zagrożone jest karą porządkową, w najgorszym – rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Są jednak instytucje, którym pracodawca musi udzielić informacji o pracowniku, bez jego zgody. Należą do nich m.in.:

• Państwowa Inspekcja Pracy
• urzędy pracy
• urzędy kontroli skarbowej
• inspektorzy Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
• funkcjonariusze Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu i Centralnego Biura Antykorupcyjnego
• inspektorzy ZUS
• sądy.

Choć niepotrzebna jest zgoda pracownika, to przedstawiciele tych instytucji także muszą przedstawić upoważnienie zawierające cel kontroli. Dane można bowiem wykorzystać wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem. Inspektor upoważniony np. do weryfikacji czasu pracy nie może zażądać danych o wynagrodzeniach.
Kara za naruszenie tajemnicy

Za bezprawne przetwarzanie danych osobowych, udostępnianie danych lub umożliwianie dostępu do nich osobom nieupoważnionym grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do dwóch lat. Takie sankcje przewiduje ustawa o ochronie danych osobowych. Ponadto zgodnie z Kodeksem cywilnym, pracodawca, który nie dopełnił ciążącego na nim obowiązku prowadzenia, przechowywania i udostępniania akt osobowych podwładnych, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za wszelkie negatywne skutki, jakich pracownicy doświadczyli z tego tytułu. Zatem pracownik, jeśli ucierpiał z powodu podania przez pracodawcę osobom nieupoważnionym np. jego prywatnego numeru telefonu lub wysokości wynagrodzenia, może domagać się stosownego odszkodowania.

Jakie dane pracodawca może upublicznić

Bez zgody pracownika dopuszczalne jest publikowanie przez pracodawcę informacji ściśle związanych z życiem zawodowym podwładnych. W ogłoszeniach, folderach reklamowych, na stronach internetowych można zamieścić imię i nazwisko, numer telefonu służbowego albo służbowy adres e-mailowy pracownika.

Informacje na potrzeby ZFŚS

Niektóre firmy żądają udokumentowania kopią zeznania PIT dodatkowych dochodów pracownika oraz dochodów małżonka w przypadku ubiegania się o dofinansowanie z zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zdaniem GIODO jest to prawidłowe, jeśli wynika z regulaminu określającego zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu. Regulamin powinien określać, jakie informacje i dokumenty są niezbędne do dokonania oceny, czy osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia z Funduszu spełnia kryteria, od których uzależnia się jego przyznanie.

Danuta Niewiadomska

"Farmacja i Ja", styczeń 2011