Zwalniam panią

Wszystko dobre, co się dobrze kończy. Gdy podejmujemy decyzję o zwolnieniu nieefektywnego pracownika, wypada marzyć już tylko o jednym: szczęśliwym zakończeniu pozbawionym dalszych nieprzyjemnych suspensów.

Niestety, źle przeprowadzone zwolnienie może narazić firmę na wymierne koszty: od kwot zasądzonych odszkodowań po utratę cennego know-how. Wypowiadając umowę o pracę należy liczyć się z tym, że pracownik zabierze ze sobą firmowe tajemnice do konkurencji lub spróbuje rozkręcić własny biznes. Są jednak sposoby, by temu zapobiec.

Metoda rozwiązania umów o pracę zależy przede wszystkim od rodzaju i długości trwania tej umowy oraz powodów, dla których współpraca ma zostać przerwana. Zasadniczo możliwe są cztery scenariusze:

• rozwiązanie umowy w sposób automatyczny, kiedy wygasa umowa na czas określony;
• rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - przy każdym rodzaju umowy;
• wypowiedzenie umowy przez jedną ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia;
• wypowiedzenie umowy przez jedną ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Nie wszystkie te metody można zastosować w każdej sytuacji, nie wszystkie też w równej mierze ochronią interes firmy.

Z okresem wypowiedzenia

Pomijając komfortową sytuację, w której decyzja o pozbyciu się pracownika zbiega się z wygaśnięciem jego umowy - potrzebna będzie kolejna umowa: o rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem stron lub o wypowiedzeniu.

Wypowiedzenie umowy o pracę to oświadczenie jednej ze stron stosunku pracy (pracodawcy lub pracownika) o rozwiązaniu umowy po upływie okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia to czas, jaki musi upłynąć od wręczenia wypowiedzenia (czyli „złożenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy") do rozwiązania umowy.

W przypadku umów na okres próbny oraz umów na czas określony okres wypowiedzenia zależy od czasu, na jaki te umowy opiewają. W przypadku umów na czas nieokreślony okres wypowiedzenia jest tym dłuższy, im dłużej pracownik świadczył pracę na podstawie tej umowy (patrz schemat obok).

Za porozumieniem stron

Mając do wyboru wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, zawsze godna uwagi, bo korzystniejsza i bezpieczniejsza, będzie opcja polubownego załatwienia sprawy. Dlaczego? Decyduje o tym zarówno prawo, jak i... psychologia, która, jak w wielu innych przypadkach, ma swój przemożny wpływ na finanse każdej firmy.

Przepisy nie pozostawiają tu żadnej furtki: od rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron pracownik nie będzie mógł się odwołać do sądu pracy, zgodnie bowiem z brzmieniem tytułu umowy: sam zgadza się na to, co dokument zawiera. Dzięki temu pracodawcy nie grozi wypłata odszkodowania na rzecz pracownika, w wypadku gdyby sąd uznał jego skargę. Wyjątek stanowi jednak sytuacja, gdy dokument zawiera błędy prawne lub gdy do przyjęcia go w określonym brzmieniu pracownik został przymuszony groźbą. W takich dwóch przypadkach rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron może być zaskarżone.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron skutecznie blokuje więc prawne możliwości odwoływania się od wypowiedzenia. Ale nie tylko: niweluje również pokusę zemsty na dawnym chlebodawcy, która tego ostatniego może słono kosztować.

Ochronić know-how

Wypowiadając umowę o pracę, należy liczyć się z tym, że pracownik zabierze ze sobą firmowe tajemnice do konkurencji lub spróbuje rozkręcić własny biznes, posiłkując się zdobytym know-how. Pobudki takiego działania mogą być różne: od urażonej ambicji po czysto pragmatyczny cel biznesowy. Rozstanie w zgodzie, a więc na mocy porozumienia, w dużym stopniu niweluje to niebezpieczeństwo.

Warto więc w pełni wykorzystać fakt, że rozwiązując umowę o pracę za porozumieniem stron, to pracodawca i pracownik ustalają między sobą tryb i warunki, na jakich współpraca ma się zakończyć: termin faktycznego zakończenia pracy, rozliczenie zapłaty za urlopy, wypłatę premii lub w końcu nie najmniej istotne - również ewentualną klauzulę o zobowiązaniu do zachowania tajemnicy służbowej.

W pewnych szczególnych przypadkach uzasadnione i korzystne z punktu widzenia interesu firmy będzie nawet zawarcie umowy o zakazie konkurencji, czyli ponownym zatrudnieniu się w tej samej branży przez określony czas. Zdarzają się pewne szczególne sytuacje, gdy w zamian za umowę o zakazie konkurencji pracodawcy będzie opłacało się uiścić pewną ustaloną kwotę odszkodowania na rzecz zwalnianego pracownika, niż narazić się na kosztowny wyciek informacji.

Odszkodowanie za błędy

O ile rozwiązanie umowy za porozumieniem stron opiera się najczęściej na porozumieniu oraz dobrej woli pracownika i pracodawcy, o tyle w przypadku wypowiedzenia każda nieścisłość w dokumencie czy potknięcie proceduralne może być skrzętnie wykorzystane przeciwko pracodawcy, a sprawa może mieć swój dalszy ciąg w sądzie pracy.

Zakończenie niefortunnej współpracy w sądzie to nie tylko niepotrzebna strata czasu, który może przecież pociągać za sobą konkretne straty finansowe firmy, ale również nie mniej realne koszty ewentualnych odszkodowań. Powołując się na prawno-formalne naruszenia, zwolniony pracownik może bowiem uzyskać przywrócenie go do pracy lub odszkodowanie.

Tylko na piśmie

Aby uniknąć podstawowego błędu formalnego, wypowiedzenie powinno być sporządzone w formie pisemnej. Warto pamiętać, że faks lub mail nie spełniają kryterium formy pisemnej, mogą być jedynie dodatkową formą „awizowania" właściwego dokumentu wysłanego na przykład tradycyjną pocztą bądź przez firmę kurierską. Skorzystanie z poczty (koniecznie należy zadbać o zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki!) bywa w pewnych wypadkach jedyną skuteczną drogą dostarczenia pisma o wypowiedzeniu. Dzieje się tak, gdy pracownik przewidujący zamiary pracodawcy unika spotkania z nim lub wręcz zaprzecza, że otrzymał pismo.

Wypowiedzenie w formie ustnej zachowuje swoją skuteczność, ale jako że obarczone wadą prawną, łatwo może być unieważnione przez sąd. Podobnie ma się rzecz z wypowiedzeniami wręczonymi na piśmie, bez pokwitowania odbioru i bez obecności świadków.

Podaj przyczynę

Po kieszeni może uderzyć pracodawcę również niewłaściwe wyłuszczenie przyczyn, dla których pracownik został zwolniony. W przypadku zwolnienia pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony na pracodawcy ciąży bowiem obowiązek podania precyzyjnie skonkretyzowanej przyczyny zwolnienia. Nie wystarczy napisać, że pan X „nie wypełniał swoich obowiązków służbowych".

Warto również zadbać, aby podana w wypowiedzeniu umowy o pracę przyczyna była rzeczywista. Należy unikać więc podawania „zastępczych" argumentów tylko dlatego, że wydają nam się bardziej stosownie w formalnym piśmie. Taka kurtuazja może nas sporo kosztować. Jeśli bowiem zwolniony pracownik wykaże przed sądem pracy fałszywość podanej w piśmie przyczyny zwolnienia, pracodawca nie będzie mógł powoływać się na inne, nieujęte w wypowiedzeniu, okoliczności i sprawę przegra.

Magdalena Adamska,

autorka tekstów ekonomicznych, publikowała m.in. w „Rzeczpospolitej", „Pulsie Biznesu", „Życiu Warszawy", „Home & Market", „Gazecie MSP", „Nowym Rynku"

„Farmacja i Ja”, wrzesień 2008