Ustawa refundacyjna. Mądrze oszczędzać do pierwszego

Apteki dynamicznie zaczęły przygotowywać się do zmiany prawa. Chyba już mało kto wierzy w to, że w ostatniej chwili przyjęta wersja ustawy zostanie zmieniona lub wstrzymana.

Prowadziłem pod koniec września wykład dla farmaceutów w Lublinie, którego tematem były działania z zakresu marketingu i zarządzania w okresie przed i po pierwszym stycznia. Zapamiętałem z tego spotkania jedną z mądrych wypowiedzi innego prelegenta, który zwrócił uwagę na to, że mając świadomość zagrożeń w przyszłości, powinniśmy maksymalnie uzdrowić finanse naszej firmy (apteki) już dziś. Jak to zrobić, aby jednak nie stracić na jakości i móc nadal konkurować, jednocześnie obniżając koszty?

Szukajmy drobnych

Oszczędności można realizować na dwa sposoby, które się oczywiście wzajemnie nie wykluczają. Pierwszym z nich jest łatwiejsza droga rezygnacji z jakiegoś znaczącego kosztu, co powoduje szybki efekt. Niestety, najczęściej jest tak, że trudno nam wybrać taki konkretny element, więc przeważnie rekomendowana jest metoda rewizji wszystkich kosztów. Nie liczmy jednak, że analizując pozycję po pozycji, nagle odkryjemy tysiące złotych, które można zaoszczędzić. Klucz do sukcesu tkwi w zdobywaniu drobnych procentów oszczędności na każdej z pozycji. Możliwe, że przez lata prowadzenia apteki podejmowaliśmy czasami szybkie decyzje dotyczące określonych wydatków, które pozostały do dziś, i nie mieliśmy okazji zwrócić  na nie uwagi, czego efektem jest to, że tkwi w nich potencjał oszczędzania.

Reasumując, rekomendowałbym przejrzenie każdego kosztu, który regularnie ponosimy, od kosztów najmu lokalu aż po zakup materiałów biurowych. Magia tych czynności polega na tym, że nawet jeżeli znajdziemy drobną oszczędność na każdym etapie, to składając je razem, możemy zdobyć pokaźną kwotę. W tej metodzie najczęściej zaczynamy od zrobienia listy wydatków regularnych, czyli takich, które musimy ponosić co miesiąc, kwartał lub w innych cyklach. Następnie warto posortować  je od największego do najmniejszego i zacząć od góry. Oczywiście znajdą się tam koszty, które nie są możliwe do negocjacji, jak na przykład koszty mediów (woda, prąd etc.), ale z drugiej strony jest całkiem sporo elementów, na których można zaoszczędzić.

Negocjacje

W przypadku wielu kosztów niezbędne są negocjacje, czyli spotkanie w celu omówienia różnicy zdań i znalezienia rozwiązania. Przykładowo istotnym kosztem każdej z aptek jest czynsz. Największe kwoty opłacają apteki zlokalizowane w centrach handlowych, gdzie oprócz kwoty stałej, często jest też czynsz w postaci procentu od obrotów. Jest teraz doskonała okazja (pretekst), aby spotkać się z właścicielem lokalu i porozmawiać o obniżce.

Nie ma gwarancji sukcesu, ale biorąc pod uwagę trudną sytuację na rynku, właściciel też może się wystraszyć straty dobrego najemcy i po kilku spotkaniach i usłyszeniu licznych argumentów zgodzić się na obniżkę. Przed negocjacjami dobrze byłoby sprawdzić sytuację rynkową, czyli na przykład liczbę ofert najmu lokali w okolicy lub zachowań innych najemców w tym obiekcie. Jak zwykle proponuję tutaj partnerską rozmowę, w której wskażemy uczciwie sytuację i ustalimy rozwiązanie dogodne dla obu stron.

Pamiętajmy, aby uważać na takie negocjacje w doskonałych lokalizacjach, bo możliwe, że właściciel ma potencjalnych chętnych na dany lokal i wasza propozycja będzie dla niego nieatrakcyjna. Biorąc jednak pod uwagę, że koszty najmu stanowią często jeden z ważniejszych elementów, warto spróbować porozmawiać.

Rozmowa z dostawcą

Warto również zwrócić uwagę na dostawców, ponieważ koszty zakupu produktów do sprzedaży dają też potencjalną możliwość oszczędności. Z drugiej jednak strony, patrząc na rentowność dystrybutorów (według raportów giełdowych 0,5-1,5%) oraz planowaną od 1 stycznia obniżkę marży hurtowej na leki refundowane, trudno liczyć na możliwości polepszenia warunków współpracy. Od lat analizuję relacje na linii dystrybutorzy – apteki i przyznam, że obraz ten jest często jednostronny. Oznacza to, że apteki często oczekują: częstszych dostaw, niższych cen i większego asortymentu, a nie zastanawiają się, co mogłyby dać w zamian.

Zawsze proponuję, aby przed spotkaniem z reprezentantem dystrybutora usiąść i zrobić listę rzeczy, które mogą być dla wybranej hurtowni korzystne. Przykładem może być decyzja o przesunięciu 80-90% obrotów do jednego miejsca i traktowanie tego dystrybutora jako głównego. Inną możliwością może być rozmowa o skorzystaniu z dodatkowych narzędzi współpracy, które dają aptece możliwość zysku.

W wielu programach współpracy z hurtowniami spotkamy się z opłatami dla aptek za ekspozycję, dostępność produktów lub też zwiększenie sprzedaży określonej grupy produktów. Skorzystanie z tego typu oferty może służyć lepszym zyskom. Reasumując, do spotkania z dostawcą trzeba się przygotować i nie tylko napisać listę oczekiwań, ale odnotować rzeczy, które apteka jest w stanie zaproponować.

Personel

Tutaj zastanawiałbym się mocno nad poszukiwaniem oszczędności. Pamiętajmy, że przed i po pierwszym stycznia czeka nas więcej pracy i byłoby niezbyt komfortowe, gdyby w tej trudnej sytuacji myśleć o renegocjacji wynagrodzeń. Alternatywą jest ewentualnie zmiana struktury wynagrodzenia, a mianowicie powiązanie w większym stopniu premii z wynikami placówki. Skoro wiemy, że sytuacja może być trudna, i podjęliśmy w tym celu określone kroki, możemy szczerze porozmawiać z personelem i zaproponować, aby wynagrodzenie składało się z części podstawowej i premii.

W ten sposób każdy pracownik bardziej zaangażuje się w działalność i pomoże polepszyć wyniki. Dlatego kwota nowego wynagrodzenia powinna być wyższa, co oznacza, że jak pracownik wzorowo wykona obowiązki  – otrzyma z premią więcej niż dotychczas, a ten, który nie wywiąże się ze zobowiązań, otrzyma mniej. Wiem, że taki system jest trudniejszy i wymaga wielu zmian, ale w ten sposób czynimy pracowników współodpowiedzialnymi za przyszłość. Dobry wynik da większe wynagrodzenie, a brak sukcesu – jego spadek, czyli obniżenie kosztów.

Koszty reklamy i promocji

Większość aptek prowadziła różne działania reklamowe. Warto przejrzeć roczne wydatki i rozważyć ewentualne zmiany od pierwszego stycznia. Zdecydowanie są to koszty, które można negocjować i modyfikować. Załóżmy, że zgodnie z zakazem reklamy aptek zaprzestajemy jej w prasie lokalnej, książkach telefonicznych, na plakatach i tablicach reklamowych. To duża oszczędność. Oczywiście wielu partnerów pomagało w finansowaniu tych wydatków, więc nie zawsze w tym miejscu zaoszczędzimy, ale policzenie wydaje się celowe, bo wiele znanych mi aptek inwestowało kilka tysięcy złotych rocznie w tę działalność.

Lepiej zarobić

Pewna stara historia mówi więcej o oszczędzaniu niż ten artykuł: Przychodzi mężczyzna do rabina i pyta, co zrobić, aby zaoszczędzić sto złotych miesięcznie? Rabin mu odpowiada: Ty nie pytaj, jak zaoszczędzić, ty myśl, jak zarobić te sto złotych dodatkowo. Jest w tym wiele prawdy i miesiąc temu poruszaliśmy na łamach magazynu temat możliwości poszukania dodatkowych zysków. Niemniej pamiętajmy, że w każdym biznesie jest miejsce na optymalizację wydatków. Liczę, że każdy z was znajdzie ją, aby nie martwić się po pierwszym.

TOMASZ BARAŁKIEWICZ, doradca i trener z zakresu marketingu aptecznego

„„Farmacja i Ja" listopad 2011