Zapasy po wakacjach

Warto sprawdzać stan magazynu

Przedstawiciel w aptece

Doświadczenie reprezentanta firmy farmaceutycznej może przyczynić się do poprawy efektywności funkcjonowania naszej apteki. Działania edukacyjne...

Jesienne przeziębienia

Ze statystyk wynika, że corocznie w okresie jesiennym co czwarty Polak łapie przeziębienie

Supersprzedawca – to brzmi dumnie

Sukces w biznesie zależy nie tylko od wiedzy i doświadczenia, ale także od profesjonalnej obsługi. Aptekarze często nie doceniają jednak technik...

Jeszcze nie nadchodzi zima i ten artykuł nie obejmuje tematyki przepisów na zimowe zapasy w słoiczkowym wydaniu, które latem w wolnych chwilach część z nas na pewno już zrobiła.

Zajmiemy się zapasami aptecznymi, które po wakacjach są zwykle uszczuplone. Powoduje to wiele zagrożeń. Niektóre kategorie urosną w najbliższych miesiącach bardzo dynamicznie i nie warto ryzykować straty pacjentów i obrotów – dlatego przedmiotem rozważań będą stany magazynowe po wakacjach.

Sierpień usypia czujność

Od wielu lat jest to miesiąc charakteryzujący się najniższymi obrotami aptek. Powoduje to niepokój (i słusznie!) wielu aptekarzy, ale także troskę o to, czy z początkiem września tendencja się odwróci. Dodatkowo to „usypianie” odbywa się stopniowo już od czerwca. Obroty placówek systematycznie maleją i apteka nie przypomina często tak dynamicznej i zatłoczonej, z jaką mamy do czynienia w styczniu lub w marcu.

Nagle przychodzi pierwszy tydzień września i odnotowujemy zwykle bardzo duży, nagły wzrost liczby pacjentów. Podstawową praktyką, którą stosują wówczas wszyscy pracownicy aptek, jest obniżanie stanów magazynowych. Niektóre leki całkowicie znikają z półek i szuflad lub tam są, ale w znacznie mniejszych ilościach.

Ważne jest, aby zwrócić uwagę na fakt, że tak jak obrót spada powolnie od kwietnia do końca sierpnia, tak jego wzrost we wrześniu jest znacznie bardziej gwałtowny. Oznacza to, że we wrześniu powinniśmy bardziej zdecydowanie podejmować decyzje o zamówieniach, część produktów domawiać na nowo, a część mieć w większej ilości.
Doskonałym przykładem, który ilustruje stopień skomplikowania gospodarki zapasami, jest kategoria leków przeciw przeziębieniu sprzedawanych bez recepty. Jeszcze w marcu może ona stanowić jedną trzecią całej sprzedaży bez recepty, a w czasie wakacji maleje czasami trzykrotnie.

Przykładowy Gripex, którego w marcu apteki zamawiają dziesiątki opakowań, w lipcu i sierpniu sprzedaje się znacznie słabiej, co wynika z mniejszej liczby infekcji. We wrześniu jednak następuje w tej kategorii, z Gripexem na czele, istne szaleństwo i ciekawe jest to, że co roku wielu uczestników rynku jest zaskoczonych.
Nie dajmy się więc uśpić i zmieńmy szybko perspektywę myślenia. Nie bójmy się zamawiać więcej, aby dla każdego pacjenta wystarczyło.

Obecność i stan magazynowy

Dwa czynniki wpływają na jakość zapasów. Pierwszy to prosty fakt, czy dany lek jest, czy nie. Jeżeli w naszej aptece pacjent nie zastanie leku, to będzie niezadowolony i wpłynie to na jego ocenę naszej placówki. Obecność zależy jednak często od poziomu stanu magazynowego.

Wielokrotnie słyszę z ust farmaceutów, że nie martwią się o to, ponieważ mają dostawy dwa lub nawet trzy razy dziennie. To jest kolejny czynnik, który moim zdaniem działa usypiająco i nie motywuje do optymalizacji zapasów. Nam się wydaje, że każdy lek możemy mieć po południu lub następnego dnia rano i uznajemy to za sukces. Zastanówmy się, jak patrzą na to pacjenci?

Wyobraźmy sobie, że idziemy rano po bułki do sklepu, a pani informuje nas, że akurat nasze ulubione bułeczki zostały sprzedane, ale dla nas zamówi specjalnie. Zapewnia nas, że po południu można przyjść je odebrać. Jakie byłoby nasze oburzenie, przecież głodni jesteśmy teraz i oczekujemy dostępności od ręki. Może bułki nie są najlepszym przykładem, ale kupno telewizora? Idziemy do sklepu i znowu oczekujemy, że wyjdziemy z niego, niosąc upragniony sprzęt.

Będąc klientami, oczekują państwo dokładnie tego, czego codziennie pragną pacjenci – dostępności towarów. Nawet jeżeli mamy w szufladzie dwie sztuki wspomnianego Gripexu w wersji Hot Active, to czy nie może się zdarzyć, że rano przyjdą dwie osoby i kupią ten lek? Zanim przyjedzie dostawa z hurtowni, może przyjść kolejny pacjent, dla którego lekarstwa już zabraknie.

Tego typu sytuację obserwuję często w aptekach przy przychodniach, w których specjaliści przyjmują raz lub dwa razy w tygodniu. Tego dnia sprzedaż niektórych leków jest ogromna. Na przykład leku, którego w ciągu miesiąca pacjenci kupują dwadzieścia opakowań, sprzedaje się po pięć opakowań do dwunastej w każdą środę! Wynika to oczywiście z obecności lekarza w tym czasie, ale nie zawsze pobliskie apteki są na to przygotowane i już kolejnych pacjentów farmaceuci muszą informować, że leku zabrakło. Czy będą oni chcieli przyjść kolejny raz po południu, czy może wybiorą inną aptekę?

Wymagający pacjent

Częstą praktyką jest uzupełnianie stanów magazynowych dopiero po kilkukrotnych sygnałach ze strony pacjentów. Wielu farmaceutów tłumaczy to brakiem miejsca lub też dążeniem do optymalizacji magazynu.

Ciekawe badania na ten temat opublikowała firma badawcza Nielsen, która analizuje również tradycyjne sklepy spożywcze. Oczywiście nie są to co prawda apteki, ale badania te obrazują pewne postawy i zachowania Polaków. Wspomniana firma analizuje powody, dla których Polacy wybierają jeden sklep z wielu dostępnych w okolicy. Na pierwszym miejscu pojawiają się dwa czynniki: dobra lokalizacja i jest tam wszystko, czego potrzebują. O pierwszym czynniku nie warto pisać, ponieważ jest to oczywiste, że ludzie wybierają punkt sprzedaży, który znajduje się w dogodnym dla nich miejscu (lokalizacja). Na ten czynnik nie mamy wpływu, ponieważ nie przeniesiemy przecież szybko apteki w inne miejsce. Wart uwagi jest drugi element, który w pełni odnosi się do stanów magazynowych – ludzie szukają miejsca, gdzie znajdą wszystko, czego potrzebują.
Jeżeli na osiedlu są dwie lub czasem nawet trzy apteki, to część mieszkańców zdecydowanie będzie wybierała tę, w której zawsze jest potrzebny lek. Przez wiele lat można wyrobić sobie opinię wśród pacjentów, że do tej apteki warto chodzić właśnie z tego powodu.

Druga informacja płynąca z badań firmy Nielsen to próba zastanowienia się, co zrobi nabywca, jeżeli nie dostanie w sklepie oczekiwanego towaru. Tutaj znowu pojawia się ciekawostka, ponieważ 20% odpowiada, że pójdzie do innego sklepu. Co zrobi reszta? Prawdopodobnie zrezygnuje z zakupu lub poczeka i kupi następnym razem, niektórzy też wybiorą inny produkt, który zaspokoi tę samą potrzebę.

Reasumując, jeżeli w naszej aptece brakuje leku dla pacjenta, to będzie on niezadowolony i pomimo że większość skorzysta z zamienników lub poczeka, zrobi to tylko dlatego, że nie znajdą innego rozwiązania. Dziś, kiedy nadal pojawiają się nowe placówki w sąsiedztwie, warto zabezpieczyć się przed niezadowoleniem pacjentów i zadbać o magazyn.

Pomocna dłoń

Oczywiście strata apteki to również strata producenta leków i hurtowni farmaceutycznej. Trudno się więc dziwić, że odwiedzają apteki liczni reprezentanci firm, którzy rekomendują zabezpieczenie zapasów. Hurtownie również oferują atrakcyjne propozycje, co wynika ze świadomości, że liczba produktów w magazynach aptek jest niedostateczna. Warto może w ten sposób patrzeć na odwiedzających aptekę przedstawicieli firm.

Ostatnio odwiedziłem wspólnie z przedstawicielem jednej z firm wiele aptek i byłem zaskoczony, że w sierpniu spora ich liczba nie ma na stanie podstawowych pozycji asortymentowych. Przedstawiciel wspólnie z kierownikiem przeanalizowali zapasy i okazało się, że wielu produktów, które sprzedają się bardzo dobrze, po prostu nie ma.
Wyobraźmy sobie, że nie mamy na przykład największego opakowania Ibupromu (96 tabletek). Pacjent prosi o nie i z powodu jego braku farmaceuta sprzedaje opakowanie mniejsze (50 szt.). Pacjent jest niezadowolony, a apteka zarabia prawie o 50% mniej. Czy ma to sens? Z drugiej strony trzeba mieć świadomość, że w aptece jest kilka tysięcy pozycji i nie zawsze farmaceuci są w stanie dopilnować wszystkiego.

Pozwólmy więc czasami, aby przedstawiciel handlowy poprzez swoje pytania sprawdził obecność ważnych produktów w aptece; zapewni to wówczas lepszą ofertę dla pacjentów i większe zyski dla apteki.

Tomasz Barałkiewicz

doradca i trener z zakresu marketingu aptecznego

"Farmacja i Ja", wrzesień 2010