Dofinansowanie urlopu wypoczynkowego

Przed wyjazdem na zasłużony odpoczynek warto zapoznać się z zasadami dofinansowania pracownikom urlopów wypoczynkowych.

Zasady dofinansowania pracownikom urlopów wypoczynkowych są różne w zależności od tego, czy pracodawca utworzył Zakładowy Fundusz Świadczweń Socjalnych (ZFŚS), czy też nie.

Świadczenia z ZFŚS

Każdy pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ma obowiązek utworzyć ZFŚS i dokonywać corocznych odpisów na ten fundusz. Pracodawca musi również przyjąć regulamin ZFŚS, w którym określi rodzaje świadczeń wypłacanych lub wydawanych w formie rzeczowej pracownikom oraz warunki korzystania z tych świadczeń. Jednym z tych świadczeń może być dopłata do urlopu wypoczynkowego pracownika.

Świadczenia z ZFŚS są uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej pracownika. Obejmują one również rodzinę pracownika, emerytów i rencistów niegdyś zatrudnionych u pracodawcy oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał to prawo w regulaminie.

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określa form wypoczynku, do których pracodawca może dopłacać ze środków ZFŚS. Decyduje o tym pracodawca w regulaminie ZFŚS. Pracodawca może więc przyznać dopłaty do wyjazdów organizowanych przez pracownika samodzielnie lub za pośrednictwem biura podróży. Pracodawca może również dofinansowywać wyjazdy organizowane przez samego siebie. Dopłaty mogą dotyczyć także wyjazdów zagranicznych.

Regulamin powinien określać wysokość i termin wypłaty dofinansowania do urlopu. Pracodawca ma prawo przyjąć, że dofinansowanie nastąpi po powrocie pracownika z urlopu i po okazaniu przez niego niezbędnych dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych kosztów oraz liczbę osób towarzyszących mu podczas wyjazdu. Pracodawca może również wprowadzić warunek, że dopłata dotyczy wyłącznie urlopu trwającego nieprzerwanie co najmniej 14 dni kalendarzowych.

Świadczenia urlopowe

Pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nie muszą tworzyć ZFŚS. Z reguły wypłacają oni świadczenie urlopowe określone w art. 3 ust. 3 ww. ustawy. Nie jest ono jednak obowiązkowe. Jeśli pracodawca nie chce wypłacać świadczenia urlopowego ani tworzyć ZFŚS, musi zapisać to w zakładowym układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy oraz nie jest zobowiązany do wprowadzenia regulaminu wynagradzania, zobowiązany jest przekazać swoim pracownikom informację o niewypłacaniu świadczenia urlopowego w pierwszym dniu miesiąca danego roku kalendarzowego w sposób u siebie przyjęty (np. tablica ogłoszeń, mail).

Aby otrzymać świadczenie urlopowe, pracownik musi wykorzystać urlop co najmniej w wymiarze 14 dni kalendarzowych. Pracownik ma prawo do świadczenia urlopowego raz w roku, niezależnie od tego, ile razy w roku wybrał się na co najmniej 14-dniowy urlop wypoczynkowy.

Zgodnie z art. 3 ust. 5a ustawy o funduszu pracodawca powinien wypłacić świadczenie urlopowe nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie przez pracownika urlopu wypoczynkowego w 14-dniowym wymiarze.

Świadczenie urlopowe, w odróżnieniu od dopłaty do urlopu z ZFŚS, należy się wyłącznie pracownikowi. Nie jest uzależnione od jego sytuacji materialnej i rodzinnej.

Autor: Małgorzata Puchalska,

radca prawny w US Pharmacia

„Farmacja i ja”, lipiec - sierpień 2009